仮想オフィス「oVice」を活用！アルバイトも完全テレワーク化！
2020年は多くの企業でリモートワークが取り入れられました。
パーソル総合研究所の調べによると、雇用形態別のテレワーク実施率を正社員と非正規雇用(パート・アルバイト、契約社員、嘱託社員、派遣社員)で比べた場合、前者が27.5％に対し、後者は17.6％と差があり、業務内容やコミュニケーション、セキュリティの観点から、テレワークの実施が正社員より困難な状況であると伺えます。
当社では昨年の春以降、常時8割以上の社員がリモートで働いており、非正規雇用のアルバイトもリモートで働けるように環境や制度を整えています。
今回は、当社の検証アルバイトを完全テレワークに移行するために、あるツールを導入・運用している部署のリーダーに話を聞きました。
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■「oVice」を使い始めた背景
品質保証ユニットの検証アルバイトの業務内容は、自社開発の製品CACHATTO(カチャット)の動作検証をしています。東京・高知の2拠点にそれぞれ数名おり、そのうち、2020年8月以降東京の検証アルバイトは完全テレワーク状態です。
検証アルバイトの勤怠管理や検証業務の指示をするのは、高知にいる品質保証ユニットのメンバーなので、コミュニケーションの中心はチャットツールで行われ、顔を合わせて口頭でのコミュニケーションはほとんどありませんでした。そのため、アルバイトさんが気軽に質問しにくいといった、コミュニケーション面での課題がありました。
その中で出会ったソリューションが仮想オフィス「oVice」でした。
■仮想オフィス oVice とは
oVice株式会社が提供するWeb上のバーチャルオフィスです。
自身のアバターを自由に動かすことができ、相手のアバターへ近づくことで簡単に話しかけることができ、逆に相手から離れると声が聞こえなくなる、という現実世界と同じ法則が適用されます。
このソリューションを知ったきっかけは『「これe-Jan!」アワード』の交流会です。
当時一緒に交流会に参加した検証アルバイトさんと、「これいいじゃん！」と大盛り上がり。交流会後、社内情シスに掛け合い、導入後他部署に先行して使用させてもらえることになりました。
今では日常業務に不可欠なサービスとなっています。
■普段の利用方法
主に品質保証ユニットでは、検証アルバイトさん同士のコミュニケーション用途で活用しています。
基本的に検証アルバイトには業務開始と同時にoViceへログインしてもらっています。普段のoViceの状態はこのような感じです。
赤丸部分が各自のアバターです。これはドラッグアンドドロップで好きな場所へ移動することができます。
場所も決められた場所はなく、各自が好きなところに移動しています。
■実際に使用してみて感じた良い点
まず第一に操作が直感的で非常にわかりやすいです。
基本的に立ち話や会話をするだけなら、ログインしてマイクのON/OFFさえ操作できれば良いのでユーザーに求めるものもほとんどありません。話しかけるのも、相手に近づくことで声をかけることができるので、操作に慣れていない人でも直感的に操作しやすいという利点があります。
アイコンも、設定していない人でもそれぞれ異なっておりわかりやすいので、誰か判断しやすく指示もしやすいです。
第二に、利用開始までが非常に簡単で、複雑な手順を必要としないという点が非常にありがたいです。
ブラウザ上で動作するのでアプリのインストールが不要なこと、ログインさえしておいてもらえればあとはマイクのON/OFFだけできればOK、というのは、導入を促す側としては楽です。
第三に、当初の目論見通りコミュニケーションが増えました。
特に検証アルバイト間のコミュニケーションが増えたという話はよく聞きます。
「こういう事象が起こったのですが何か知らないですか？」
「新しいアプリのバージョンが出たので入れ替えてね」
など、普段はチャットでやり取りをしているような内容のことを口頭で改めて伝えたりすることで、業務以外の雑談にもつながります。
また、検証アルバイトの個人面談もoVice上で実施しています。
oVice のオフィス上には「会議室」を設置することができます。会議室以外で話すと近くにいる人に会話の内容が聞こえてしまいますが、会議室内で話す内容は同じ会議室に入らなければ聞こえません。
この機能を使い、東京の検証アルバイトひとりひとりと、個人面談を実施しました。検証での困りごとや普段の生活で何か変化があったかなど、初めてお話しすることができました。
例えばZoomでの実施だと、あらかじめ社内情シスに全員分のアカウントを作成してもらったり、アプリケーションのインストールを促す必要があったりと、面談に至るまでの準備が大変でなかなか実施に至らなかったかと思います。
■課題とこれから取り組みたいこと
一点目は全員がテレワークだとoViceの良さは実感しやすいが、高知のオフィスのようにオフィス出社組も多い環境でも使用するとなると難しい、という点です。
KTCには出社しているアルバイトもいるので、その中で全員がヘッドセットをつけてバーチャルオフィスにいるのもどうなのかと、運用に悩んでいます。
また、oViceには一時的に離席する機能があるのですが、これはOutlook等のスケジュールと連動されていないので手動でいちいち離籍する必要があります。これが少々手間で、離席忘れもたびたびあるので、oVice上にいるからと話しかけると、実際は会議中で反応できない…などということも発生します。
このように、一部不便な点もありますが、当初目的としていたコミュニケーションの活性化は達成できており、総合的にみるとoViceの機能は十二分でぜひ人に勧めたいソリューションであることは間違いありません。
oVice自身も様々な使い方が可能なサービスです。今後はさらにコミュニケーションの活性化を狙って、過去完全テレワークとなる前に実施していたコーヒーブレイクの時間を設けてみようと画策しています。
テレワークでコミュニケーションが減ったと感じている方、ぜひoViceを使ってみてはいかがでしょうか？
■関連サイト
・oVice
・パーソル総合研究所 「第五回・新型コロナウイルス対策によるテレワークへの影響に関する緊急調査」
パーソル総合研究所の調べによると、雇用形態別のテレワーク実施率を正社員と非正規雇用(パート・アルバイト、契約社員、嘱託社員、派遣社員)で比べた場合、前者が27.5％に対し、後者は17.6％と差があり、業務内容やコミュニケーション、セキュリティの観点から、テレワークの実施が正社員より困難な状況であると伺えます。
当社では昨年の春以降、常時8割以上の社員がリモートで働いており、非正規雇用のアルバイトもリモートで働けるように環境や制度を整えています。
今回は、当社の検証アルバイトを完全テレワークに移行するために、あるツールを導入・運用している部署のリーダーに話を聞きました。
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■「oVice」を使い始めた背景
品質保証ユニットの検証アルバイトの業務内容は、自社開発の製品CACHATTO(カチャット)の動作検証をしています。東京・高知の2拠点にそれぞれ数名おり、そのうち、2020年8月以降東京の検証アルバイトは完全テレワーク状態です。
検証アルバイトの勤怠管理や検証業務の指示をするのは、高知にいる品質保証ユニットのメンバーなので、コミュニケーションの中心はチャットツールで行われ、顔を合わせて口頭でのコミュニケーションはほとんどありませんでした。そのため、アルバイトさんが気軽に質問しにくいといった、コミュニケーション面での課題がありました。
その中で出会ったソリューションが仮想オフィス「oVice」でした。
■仮想オフィス oVice とは
oVice株式会社が提供するWeb上のバーチャルオフィスです。
自身のアバターを自由に動かすことができ、相手のアバターへ近づくことで簡単に話しかけることができ、逆に相手から離れると声が聞こえなくなる、という現実世界と同じ法則が適用されます。
このソリューションを知ったきっかけは『「これe-Jan!」アワード』の交流会です。
当時一緒に交流会に参加した検証アルバイトさんと、「これいいじゃん！」と大盛り上がり。交流会後、社内情シスに掛け合い、導入後他部署に先行して使用させてもらえることになりました。
今では日常業務に不可欠なサービスとなっています。
■普段の利用方法
主に品質保証ユニットでは、検証アルバイトさん同士のコミュニケーション用途で活用しています。
基本的に検証アルバイトには業務開始と同時にoViceへログインしてもらっています。普段のoViceの状態はこのような感じです。
赤丸部分が各自のアバターです。これはドラッグアンドドロップで好きな場所へ移動することができます。
場所も決められた場所はなく、各自が好きなところに移動しています。
■実際に使用してみて感じた良い点
まず第一に操作が直感的で非常にわかりやすいです。
基本的に立ち話や会話をするだけなら、ログインしてマイクのON/OFFさえ操作できれば良いのでユーザーに求めるものもほとんどありません。話しかけるのも、相手に近づくことで声をかけることができるので、操作に慣れていない人でも直感的に操作しやすいという利点があります。
アイコンも、設定していない人でもそれぞれ異なっておりわかりやすいので、誰か判断しやすく指示もしやすいです。
第二に、利用開始までが非常に簡単で、複雑な手順を必要としないという点が非常にありがたいです。
ブラウザ上で動作するのでアプリのインストールが不要なこと、ログインさえしておいてもらえればあとはマイクのON/OFFだけできればOK、というのは、導入を促す側としては楽です。
第三に、当初の目論見通りコミュニケーションが増えました。
特に検証アルバイト間のコミュニケーションが増えたという話はよく聞きます。
「こういう事象が起こったのですが何か知らないですか？」
「新しいアプリのバージョンが出たので入れ替えてね」
など、普段はチャットでやり取りをしているような内容のことを口頭で改めて伝えたりすることで、業務以外の雑談にもつながります。
また、検証アルバイトの個人面談もoVice上で実施しています。
oVice のオフィス上には「会議室」を設置することができます。会議室以外で話すと近くにいる人に会話の内容が聞こえてしまいますが、会議室内で話す内容は同じ会議室に入らなければ聞こえません。
この機能を使い、東京の検証アルバイトひとりひとりと、個人面談を実施しました。検証での困りごとや普段の生活で何か変化があったかなど、初めてお話しすることができました。
例えばZoomでの実施だと、あらかじめ社内情シスに全員分のアカウントを作成してもらったり、アプリケーションのインストールを促す必要があったりと、面談に至るまでの準備が大変でなかなか実施に至らなかったかと思います。
■課題とこれから取り組みたいこと
一点目は全員がテレワークだとoViceの良さは実感しやすいが、高知のオフィスのようにオフィス出社組も多い環境でも使用するとなると難しい、という点です。
KTCには出社しているアルバイトもいるので、その中で全員がヘッドセットをつけてバーチャルオフィスにいるのもどうなのかと、運用に悩んでいます。
また、oViceには一時的に離席する機能があるのですが、これはOutlook等のスケジュールと連動されていないので手動でいちいち離籍する必要があります。これが少々手間で、離席忘れもたびたびあるので、oVice上にいるからと話しかけると、実際は会議中で反応できない…などということも発生します。
このように、一部不便な点もありますが、当初目的としていたコミュニケーションの活性化は達成できており、総合的にみるとoViceの機能は十二分でぜひ人に勧めたいソリューションであることは間違いありません。
oVice自身も様々な使い方が可能なサービスです。今後はさらにコミュニケーションの活性化を狙って、過去完全テレワークとなる前に実施していたコーヒーブレイクの時間を設けてみようと画策しています。
テレワークでコミュニケーションが減ったと感じている方、ぜひoViceを使ってみてはいかがでしょうか？
■関連サイト
・oVice
・パーソル総合研究所 「第五回・新型コロナウイルス対策によるテレワークへの影響に関する緊急調査」